Klachtenprocedure

Stap	Beschrijving activiteit
1. Melding klacht	Indien een deelnemer zich niet kan vinden in de maatregel en/of beslissing met betrekking tot examinering kan hij/zij, binnen drie werkdagen na de bespreking van het examen schriftelijk, volgens format, een klacht indienen bij de subexamencommissie. Definitie klacht: onvrede van de deelnemer over de examinering, wordt behandeld door de subexamencommissie van de betreffende vestiging.
2. Behandeling klacht	De subexamencommissie beslist en informeert binnen 10 werkdagen na ontvangst van de klacht de betreffende deelnemer, het examenloket en alle betrokken functionarissen over het al dan niet herzien van de maatregel en/of beslissing.
3. Administratieve verwerking	Het examenloket draagt zorg voor de administratieve verwerking van de klacht. Indien er sprake is van een aanpassing van de definitieve uitslag verwerkt het examenloket deze in het leerlingvolgsysteem. Het examenloket archiveert de klacht en de uitspraak van de klacht conform de voorschriften van geheimhouding en zorgvuldigheid en stopt een kopie in het deelnemerdossier. Indien er sprake is van een klacht t.a.v. de definitieve uitslag stopt het examenloket tevens een kopie van de klacht en de uitspraak van de klacht in de bijgewerkte examenenvelop.
4. Bezwaar tegen uitspraak klacht	Indien een deelnemer zich niet kan vinden in de uitspraak van zijn/haar klacht, kan hij/zij een bezwaarschrift indienen bij de centrale examencommissie. Dit bezwaarschrift dient binnen twee weken na bekendmaking van de beslissing van de subexamencommissie ingediend te worden bij de centrale examencommissie. Definitie bezwaar: onvrede van de deelnemer over de afhandeling van de klacht, wordt behandeld door de centrale examencommissie van het Prinsentuin College.
5. Behandeling bezwaarschrift	De centrale examencommissie vraagt alle relevante documenten op bij het examenloket van de betreffende vestiging. De centrale examencommissie beslist en informeert binnen vier weken na ontvangst van het bezwaarschrift de betreffende deelnemer en de subexamencommissie over het al dan niet herzien van de maatregel en/of beslissing. Indien er sprake is van een aanpassing van de definitieve uitslag verwerkt het examenloket deze in het leerlingvolgsysteem.
6. Beroep tegen uitspraak bezwaarschrift	Indien betreffende deelnemer zich niet kan vinden in de uitspraak van zijn bezwaarschrift, kan hij een beroepsschrift richten aan de commissie van beroep voor de examens. Dit beroepsschrift dient binnen twee weken na bekendmaking van de uitspraak van de centrale examencommissie ingediend te worden bij het raad van bestuur van het ROC West-Brabant. De raad van bestuur voorziet het beroepsschrift van een dagstempel en stuurt het onverwijld naar de commissie van beroep voor de examens. Definitie beroep: onvrede van de deelnemer over de afhandeling van het bezwaar, wordt behandeld door de commissie van beroep voor de examens, benoemd door de raad van bestuur en geldend voor het ROC West-Brabant.
7. Behandeling beroepsschrift	De commissie van beroep voor de examens doet een bindende uitspraak inzake en informeert betreffende deelnemer, de voorzitter van betreffende centrale examencommissie en de raad van bestuur van het ROC West-Brabant zo mogelijk binnen vier, maar maximaal binnen zes weken na ontvangst van dit beroepsschrift.
8. Communicatie uitspraak	De centrale examencommissie informeert binnen vijf werkdagen na ontvangst van de bindende uitspraak de subexamencommissie en het examenbureau over het al dan niet herzien van de maatregel en/of beslissing. Indien er sprake is van een aanpassing van de definitieve uitslag verwerkt het examenloket deze in het leerlingvolgsysteem.
9. Administratieve borging	Het examenbureau archiveert alle relevante documenten conform de voorschriften van geheimhouding en zorgvuldigheid.